L’importance de la documentation et du suivi des heures pour une demande de crédit d’impôt pour la RS&DE

 
27 avril 2021
 
Le programme de recherche scientifique et de développement expérimental (RS&DE) est une incitation fiscale très lucrative, en remboursements ou en crédits, allant de 15 % à 35 %, selon que l’entreprise est une SPCC ou non. Le programme approuve les demandes de RS&DE basées sur la recherche fondamentale, la recherche appliquée ou le développement expérimental, visant à réaliser des progrès scientifiques avec une application pratique spécifique (résolution d’un problème l’inconnu). Bien que de nombreuses entreprises au Canada soient admissibles, certaines passent à côté de ces crédits en raison d’une mauvaise documentation et d’un mauvais suivi des heures consacrées à la RS&DE. L’Agence du revenu du Canada (ARC) doit pouvoir constater, de bonne foi, que les projets menés dans le cadre de la RS&DE sont bien conformes aux activités de l’exercice fiscal visé. Si de nombreuses entreprises ont des produits, des services et des idées révolutionnaires, elles perçoivent souvent la documentation comme une tâche chronophage et complexe. Chez ABGi Canada nous mettons en avant l’importance d’une documentation rigoureuse et d’un suivi des heures précis afin de simplifier le processus et d’optimiser vos demances de crédit d’impôt pour la RS&DE.
 
Une Documentation appropriée

Avec les nombreux nouveaux types de vérification introduits par l’ARC au cours des dernières années (CAS, FTCAS, examens financiers, etc.), il est important de documenter tout ce qui a trait à la RS&DE. En cas de sélection pour un examen, l’absence de documentation peut entraîner le rejet de votre demande crédit ou de remboursement.

Le crédit d’impôt pour la RS&DE exige une documentation qui soit

• Contemporaine – produite au moment où les activités déclarées ont eu lieu.
• Datée – liée la période fiscale concernée.
• Complète – Couvreant toutes les étapes de l’investigation systématique, y compris les obstacles, les hypothèses, les tests, l’analyse et les leçons tirées.
• Distincte – Différenciant les activités routinières de celles concernant la RS&DE.
• Liée aux dépenses – établissant un lien explicite entre le travail effectué, les dépenses engagées et les éléments clés de l’investigation systématique (méthode scientifique).

Voici quelques exemples documentation appropriée pour un projet de RS&DE :

• Les schémas de conception, les résultats de tests, les plans de projet, les feuilles de calcul et/ou les feuilles de temps.
• Listes des employés impliqués précisant leurs rôles, fonctions ou contribution aux activités.

Le Suivi des heures

Tout comme la documentation, le suivi des heures est également très important pour montrer à l’ARC que le travail de routine ou le travail administratif a été correctement séparé des projets de RS&DE. Toutes les entreprises aimeraient imputer 100 % de leur temps à la RS&DE, mais peut-on le prouver ? Certaines entreprises introduisent leurs propres logiciels, mais pour d’autres, un outil éprouvé doit être utilisé par l’ensemble du personnel.

Voici quelques exemples de solutions recommandées pour un suivi précis des heures :

• Replicon
• Harvest
• BambooHR
• FreshBooks
• Asana
• Les feuilles de calcul Excel sont réservées aux entreprises en phase de démarrage. Certains logiciels peuvent être trop coûteux pour les entreprises en phase de démarrage ettoutes les entreprises devraient, au minimum, suivre leur temps de travail. Excel permet à une entreprise de séparer le temps consacré à la RS&DE du travail de routine ou d’administration.

***Nous ne recommandons pas les outils gratuits pour le suivi des heures, car ils limitent souvent les capacités de l’entreprise en termes de gestion des utilisateurs et d’adaptabilité aux besoins spécifiques.
 
En résumé, une demande de crédit d’impôt pour la RS&DE bien pensée repose non seulement sur l’incertitude technologique, mais aussi sur une documentation rigoureuse et un suivi précis des heures consacrées au projet. Chez ABGi, nous accompagnons nos clients dans chaque étape de leurs demandes, en simplifiant le processus et en maximisant leur impact.

Comment ABGi Canada peut-il vous aider ?

ABGi Canada adopte une approche en 7 étapes pour maximiser chaque demande de crédit d’impôt pour la R&D déposée auprès de l’ARC (description détaillée de l’approche en 7 étapes).

1. Réunion exploratoire initiale
2. Offre de service et présentation de l’offre
3. Réunion de lancement et phase d’identification préliminaire du projet
4. Phase de compilation des données scientifiques
5. Phase de compilation des données financières
6. Revue et finalisation du projet
7. Soumission de la demande de RS&DE à l’ARC

Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à préparer et soumettre avec succès une demande de crédit d’impôt pour la RS&DE.