Introduction 

Le programme de Recherche scientifique et développement expérimental (RS&DE) est l’un des incitatifs fiscaux les plus avantageux au Canada. Il permet aux entreprises de récupérer une partie importante de leurs dépenses liées à la recherche et au développement.

Mais pour en bénéficier pleinement, encore faut-il bien comprendre quelles dépenses sont admissibles. Une erreur d’interprétation ou un oubli peut entraîner un remboursement inférieur… voire un rejet de la demande. Cet article vous donne une vue claire des frais que vous pouvez inclure dans une demande RS&DE, avec des exemples concrets pour dissiper vos doutes.

Qu’est-ce qu’une dépense admissible dans le cadre de la RS&DE ?

Selon l’Agence du revenu du Canada (ARC), une dépense admissible RS&DE est une dépense engagée directement pour mener des activités de recherche scientifique ou de développement expérimental. Elle doit être raisonnable, documentée, et liée à une activité admissible.

Il est essentiel de distinguer :

• Les dépenses admissibles (liées à la R&D expérimentale),
• Des dépenses inadmissibles, comme les activités de marketing ou de support client.

Lien avec les activités admissibles : seules les activités qui cherchent à résoudre une incertitude technologique ou scientifique peuvent justifier de telles dépenses.

Les principales catégories de dépenses admissibles

Voici les principales catégories que vous pouvez inclure dans votre demande RS&DE :

Salaires et traitements

Les salaires représentent souvent la part la plus importante d’une demande.

• Critères : les employés doivent travailler directement sur des activités admissibles (conception, expérimentation, prototypage, etc.).
• Exemples de postes admissibles : ingénieur, développeur logiciel, technicien de laboratoire.

Cas concret : 
Une PME consacre un développeur à 80 % sur un projet d’optimisation d’un algorithme d’analyse de données. 80 % de son salaire annuel peut être déclaré dans la demande RS&DE.

Dépenses de matériaux consommés

Ce sont les matériaux utilisés dans les projets expérimentaux.

• Exemples : matières premières, composants électroniques, pièces pour prototypage.
• Conditions : les matériaux doivent être consommés ou transformés de manière irrécupérable. Ils ne doivent pas être revendus.

Sous-traitance / contrats externes

Les travaux confiés à des prestataires peuvent aussi être admissibles, sous conditions. 

• Exigences : le sous-traitant doit mener des travaux de R&D, au Canada, pour le compte de l’entreprise. 

Cas concret : 
Une entreprise engage un cabinet d’ingénierie pour concevoir et tester un nouveau procédé de fabrication. Si le mandat est documenté et lié à de la RS&DE, la dépense est admissible. 

Frais généraux et dépenses de soutien (méthode traditionnelle)

Si vous optez pour la méthode traditionnelle, vous pouvez inclure : 

• Loyer et services publics (électricité, eau),
• Matériel informatique utilisé pour la R&D,
• Fournitures de bureau liées à l’activité de recherche. 

/!\ À noter : ces frais ne sont pas détaillés individuellement si vous utilisez la méthode proxy (voir section suivante). 

Les dépenses non admissibles (à éviter)

Certaines dépenses sont systématiquement exclues des demandes RS&DE :

• Activités de commercialisation ou de design graphique,
• Coûts liés à l’administration générale ou à la gestion d’entreprise,
• Support technique ou service à la clientèle,
• Formations internes ou documentation non technique.

Ces éléments ne visent pas à résoudre une incertitude technologique et ne peuvent donc pas être remboursés dans le cadre de la RS&DE.

Quelle méthode de calcul choisir ? (proxy vs traditionnelle)

Il existe deux méthodes pour calculer vos crédits RS&DE :

Conseil : 

• Pour les PME, la méthode proxy est souvent plus rapide.
• Pour les grandes entreprises ou les projets complexes, la méthode traditionnelle peut permettre de maximiser le crédit.

Conseils pratiques pour bien documenter ses dépenses

La tenue de dossiers rigoureuse est la clé d’une demande réussie. Voici les bonnes pratiques :

• Feuilles de temps précises pour chaque employé impliqué.
• Justifications techniques claires des activités.
• Factures et contrats avec les sous-traitants.
• Suivi mensuel des dépenses par catégorie.

Outils utiles :

• Tableurs Excel ou outils spécialisés (ERP, logiciels de suivi de projets),
• Logiciels de gestion de temps intégrant une option RS&DE.

Conclusion 

Comprendre et identifier les dépenses admissibles RS&DE est essentiel pour maximiser vos retours fiscaux et éviter les erreurs.

Récapitulatif : 

• Seules les dépenses directement liées à la R&D sont admissibles.
• Salaires, matériaux, sous-traitance, frais de soutien peuvent être inclus selon la méthode choisie.
• La documentation est cruciale pour justifier chaque dépense.

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Sources 

• https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/scientifique-recherche-developpement-experimental.html
• https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/scientifique-recherche-developpement-experimental/depenses-admissibles.html
• https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/scientifique-recherche-developpement-experimental/depenses-admissibles/salaires-traitements.html
• https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/scientifique-recherche-developpement-experimental/depenses-admissibles/materiaux.html
• https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/scientifique-recherche-developpement-experimental/depenses-admissibles/travaux-contrat.html
• https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/scientifique-recherche-developpement-experimental/choix-methodes.html
• https://www.canada.ca/fr/agence-revenu/services/formulaires-publications/publications/t4088.html